This report provides a detailed breakdown of span of control rapport for managed service providers.
De data dekt het volledige bereik van Autotask PSA-records die relevant zijn voor deze analyse, uitgesplitst naar de belangrijkste dimensies die je team nodig heeft voor dagelijkse beslissingen en klantrapportage.
Wie dit zou moeten gebruiken: MSP owners, HR leads, and operations managers planning workforce
Hoe vaak: Maandelijks for headcount reviews, quarterly for planning, annually for budgeting
Hoeveel mensen valt er onder elke manager? Dit rapport haalt resource-, rol- en teamstructuurdata op uit Autotask. Eén vraag, beantwoord in minder dan 15 minuten door AI.
Span of control meet hoeveel directe rapportages elke manager heeft. Te laag en je bent overmanaged met onnodige overhead. Te hoog en individuele medewerkers krijgen te weinig sturing. Voor MSP's hangt het juiste getal af van de aard van het werk: service desk-rollen verdragen bredere spannen dan projectuitvoering of accountmanagement.
Dit rapport haalt data rechtstreeks op uit Autotask resource- en roldata via Proxuma Power BI. Het berekent jouw gemiddelde spanne, toont rolverdeling door de organisatie en brengt hiaten in kaart tussen actieve bezetting en totaal geregistreerde resources. De uitvoer laat zien waar jouw organisatiestructuur werkt en waar bijsturing nodig is.
EVALUATE
ROW(
"Avg Span of Control", [Average Span of Control],
"Resources Total", [Resources - Total Count],
"Resources Active", [Resources - Active Count],
"Roles Unique", [Roles - Unique Count]
)| Rol | Aantal Resources | % van Totaal | Status |
|---|---|---|---|
| Primaire Rol (grootste) | 35 | 29,7% | Dominant |
| Geen Rol Toegewezen | 22 | 18,6% | Aandacht vereist |
| Rol 2 | 15 | 12,7% | Gezond |
| Rol 3 | 11 | 9,3% | Gezond |
| Rollen 4, 5, 6 | 6 | 5,1% elk | Specialist |
| Rol 7 | 5 | 4,2% | Specialist |
| Overige rollen | 8 | 6,8% | Beperkt |
EVALUATE
SUMMARIZECOLUMNS(
'BI_Autotask_User_Details'[default_role_name],
"Resource Count", COUNTROWS('BI_Autotask_User_Details')
)
ORDER BY [Resource Count] DESCHet verschil tussen 118 geregistreerde en 84 actieve resources is 34 mensen. In Autotask kunnen inactieve resources voormalige medewerkers zijn wier accounts zijn gedeactiveerd, externe aannemers die niet meer actief zijn, of gearchiveerde testaccounts.
Een inactiviteitspercentage van 28,8% is de moeite waard om te onderzoeken. Oude inactieve records kunnen capaciteitsrapporten vertekenen en personeelsdata moeilijker leesbaar maken. Een kwartaalaudit van inactieve resources houdt de data schoon.
EVALUATE
ROW(
"Resources Total", [Resources - Total Count],
"Resources Active", [Resources - Active Count],
"Active Pct", DIVIDE([Resources - Active Count], [Resources - Total Count])
)De managementspanne van 5,3 zit aan de onderkant van het gezonde bereik van 5 tot 8. Managers zijn niet overbelast, maar er is ruimte om de spanne licht te verbreden indien gewenst. Dat vermindert managementoverhead en geeft senior medewerkers meer ruimte voor werk met hogere toegevoegde waarde.
De opvallendere bevinding is de 22 resources zonder standaardrol. Met 18,6% van het totale personeelsaantal is dit een datakwaliteitsprobleem dat doorwerkt in rapporten. Op rollen gebaseerde rapporten, capaciteitsplanning en factuurtariefanalyse zijn allemaal afhankelijk van nauwkeurige roltoewijzingen. Die 22 records moeten worden geauditeerd en bijgewerkt.
De rolverdeling laat een concentratiepatroon zien: één rol draagt 29,7% van alle resources. Dat niveau van concentratie is normaal voor MSP's waarbij L1-technici of service desk-medewerkers de meerderheid van het personeel uitmaken, maar het is de moeite waard om te controleren of de rollabels in Autotask overeenkomen met hoe jouw team daadwerkelijk werkt. Als de labels verouderd zijn, geven rapporten die daarop zijn gebouwd misleidende resultaten.
22 resources hebben geen standaardrol in Autotask. Dit heeft invloed op capaciteitsplanning, factuurtariefberekeningen en alle op rollen gesegmenteerde rapportages. Voer een gebruikersaudit uit in Autotask, bevestig tot welke rol elke persoon behoort en werk het standaardrol-veld bij. Dit is een eenmalige opschoning met voortdurende datakwaliteitsvoordelen.
Inactieve resources verhogen het totale personeelsaantal en vertekenen actieve percentage-maten. Bekijk elk gedeactiveerd account om te bevestigen dat het een daadwerkelijke voormalige medewerker of aannemer vertegenwoordigt. Archiveer of verwijder test- of plaatshouderaccounts. Een schone lijst verbetert de nauwkeurigheid van elk personeelsrapport.
Met 5,3 zit jouw gemiddelde binnen het aanbevolen bereik. Er is geen directe actie nodig op de managementstructuur. Als je van plan bent het personeelsbestand uit te breiden, houd dan dit getal in de gaten: als je structureel boven 8 directe rapportages per manager komt, is dat een signaal om teamleiders toe te voegen of te herstructureren.
Als de rolnamen in Autotask jouw huidige servicemodel niet weerspiegelen (L1/L2/L3, specialist, accountmanager, etc.), werk ze dan bij voordat je meer personeel aanneemt. Nauwkeurige labels bovenstrooms zorgen voor nauwkeurige capaciteits- en factureringsrapporten.
Het algemeen geaccepteerde bereik is 5 tot 8 directe rapportages per manager. Service desk-teams met repetitieve workflows kunnen bredere spannen aan. Projectuitvoering en accountmanagementrollen vereisen doorgaans smallere spannen vanwege gevarieerder en complexer werk.
De maat Average Span of Control wordt berekend uit Autotask resource-hiërarchiedata via het Proxuma Power BI semantisch model. Het deelt het aantal actieve individuele medewerkers door het aantal actieve managers of teamleiders.
Autotask staat toe dat resources worden aangemaakt zonder een standaardrol. Dit kan gebeuren wanneer gebruikers snel worden aangemeld zonder volledig profiel, of wanneer rollen worden gewijzigd en het standaardveld niet wordt bijgewerkt. Een beheerdersreview in Autotask Instellingen › Resources laat je deze toewijzen of corrigeren.
Ja. Koppel Proxuma Power BI aan je Autotask-account en stel vervolgens dezelfde vraag via Claude of ChatGPT via MCP. De AI schrijft de DAX, voert hem uit op jouw data en produceert dit rapport in minder dan 15 minuten.
Kwartaallijks is voldoende voor de meeste MSP's. Controleer vaker tijdens perioden van snelle groei, teamherstructurering of wanneer de kwaliteit van de servicelevering begint te dalen, want problemen met de managementspanne duiken dan vaak op als bijdragende factor.
Koppel Proxuma Power BI aan Autotask, voeg je AI toe via MCP en genereer live organisatierapporten in minder dan 15 minuten.
Bekijk alle rapporten Haal Proxuma Power BIKoppel Proxuma's Power BI integratie, gebruik een MCP-compatible AI om vragen te stellen en genereer op maat gemaakte rapporten - in minuten, niet in dagen.
Bekijk meer rapporten Aan de slag