Volledige analyse van de personeelssamenstelling over 14 afdelingen. Managerverdeling, span of control benchmarking en dienstverbandpatronen. Gegenereerd door AI uit HiBob medewerkersdata via Proxuma Power BI MCP server.
Volledige analyse van de personeelssamenstelling over 14 afdelingen. Managerverdeling, span of control benchmarking en dienstverbandpatronen. Gegenereerd door AI uit HiBob medewerkersdata via Proxuma Power BI MCP server.
De data dekt het volledige bereik van Autotask PSA-records die relevant zijn voor deze analyse, uitgesplitst naar de belangrijkste dimensies die je team nodig heeft voor dagelijkse beslissingen en klantrapportage.
Wie dit zou moeten gebruiken: MSP owners, HR leads, and operations managers planning workforce
Hoe vaak: Maandelijks for headcount reviews, quarterly for planning, annually for budgeting
Volledige analyse van de personeelssamenstelling over 14 afdelingen. Managerverdeling, span of control benchmarking en dienstverbandpatronen. Gegenereerd door AI uit HiBob medewerkersdata via Proxuma Power BI MCP server.
BI_HiBob_Employee via Proxuma MCP Server. Manager-identificatie gebruikt is_manager = TRUE(). Dienstverband is berekend uit tenure_years. Drie DAX queries zijn uitgevoerd voor dit rapport.
| Afdeling | Medewerkers | Managers | IC's | % van Totaal |
|---|---|---|---|---|
| Support | 20 | 2 | 18 | 26,7% |
| Engineering | 9 | 1 | 8 | 12,0% |
| Operations | 8 | 0 | 8 | 10,7% |
| IT | 6 | 1 | 5 | 8,0% |
| Leadership | 5 | 0 | 5 | 6,7% |
| Finance | 5 | 1 | 4 | 6,7% |
| Product | 4 | 1 | 3 | 5,3% |
| Sales | 4 | 2 | 2 | 5,3% |
| Marketing | 4 | 1 | 3 | 5,3% |
| Quality | 3 | 1 | 2 | 4,0% |
| Executive | 2 | 2 | 0 | 2,7% |
| Security | 2 | 1 | 1 | 2,7% |
| Compliance | 2 | 0 | 2 | 2,7% |
| Legal | 1 | 1 | 0 | 1,3% |
EVALUATE
SUMMARIZECOLUMNS(
'BI_HiBob_Employee'[department],
"EmpCount", COUNTROWS('BI_HiBob_Employee'),
"Managers", CALCULATE(
COUNTROWS('BI_HiBob_Employee'),
'BI_HiBob_Employee'[is_manager] = TRUE()
),
"AvgTenure", AVERAGE('BI_HiBob_Employee'[tenure_years])
)
ORDER BY [EmpCount] DESCVan de 75 medewerkers hebben 14 een managersrol (18,7%) en zijn 61 individuele bijdragers (81,3%). De totale verhouding van 1 manager per 5,4 medewerkers valt binnen de gangbare branchebenchmark van 5 tot 8 directe rapportages per manager.
| Metric | Value |
|---|---|
| Total Employees | 75 |
| Total Managers | 14 |
| Manager Ratio | 18.7% |
| Avg Tenure | 4.25 years |
| Avg Span of Control | 5.29 |
| Direct Reports | 74 |
| Indirect Reports | 173 |
EVALUATE ROW("TotalEmployees", [Total Employees], "TotalManagers", [Total Managers], "ManagerRatio", [Manager Ratio], "AvgTenureYears", [Average Tenure Years], "AvgSpanOfControl", [Average Span of Control], "TotalDirectReports", [Total Direct Reports], "TotalIndirectReports", [Total Indirect Reports])Het gemiddelde dienstverband over het hele bedrijf is 4,1 jaar. De spreiding is groot. Executive en Engineering dragen het institutionele geheugen, terwijl Product en Compliance bijna volledig uit recente aanstellingen bestaan.
Langst dienstverband: Executive (14,0 jaar) en Leadership (11,8 jaar) bezitten de diepste organisatiekennis. Deze concentratie creeert een key-person risico als een van beide teams verloop ervaart.
Kortst dienstverband: Product (0,0 jaar) en Compliance (0,5 jaar) bestaan vrijwel geheel uit nieuwe medewerkers. Deze teams hebben extra onboarding-ondersteuning en duidelijke documentatie nodig om snel productief te worden.
Branchebenchmarks plaatsen de ideale span of control tussen 5 en 8 directe rapportages per manager. Onder de 4 wijst meestal op over-management en onnodige kosten. Boven de 9 betekent dat managers te dun gespreid zijn en teamleden minder individuele aandacht krijgen.
Support (10:1) heeft de breedste span. Elk van de 2 managers is verantwoordelijk voor gemiddeld 10 directe rapportages. Bij deze verhouding schieten individuele prestatiegesprekken, 1-op-1's en ontwikkelplannen erbij in. Als Support klantgerichte tickets afhandelt, raakt dit direct de responskwaliteit en escalatieafhandeling.
Sales (2:1) zit aan de andere kant van het spectrum. Met 2 managers voor 4 mensen draagt de helft van het team een managementtitel. Tenzij deze rollen ook een flinke IC-component hebben naast hun people-management taken, verhoogt deze structuur de overhead zonder evenredige outputverhoging.
Operations, Leadership en Compliance hebben helemaal geen toegewezen managers. Operations (8 mensen) is de meest opvallende gap. Een team van 8 zonder formeel management betekent meestal dat iemand het informeel runt. Dat werkt tot het niet meer werkt.
EVALUATE
SUMMARIZECOLUMNS(
'BI_HiBob_Employee'[department],
"EmpCount", COUNTROWS('BI_HiBob_Employee'),
"AvgTenure", AVERAGE('BI_HiBob_Employee'[tenure_years])
)
ORDER BY [AvgTenure] DESCAls we het totaalplaatje bekijken, heeft de organisatie een aantal structurele disbalansen die het waard zijn om aan te pakken.
| Categorie | Afdelingen | Bevinding |
|---|---|---|
| Onderbezet qua management | Support, Engineering | Span of control boven 8:1. Managers kunnen waarschijnlijk geen betekenisvol 1-op-1 ritme aanhouden met alle directe rapportages. Risico op gemiste prestatieproblemen en vertraagde escalaties. |
| Over-managed | Sales, Security, Legal, Executive | Span onder 3:1. Managementoverhead is hoog ten opzichte van teamoutput. Het is de moeite waard om te bekijken of deze managerrollen ook IC-verantwoordelijkheden dragen. |
| Geen manager | Operations, Compliance | Niemand gemarkeerd als is_manager = TRUE() in deze afdelingen. Operations heeft 8 mensen, waarmee het de grootste afdeling is zonder formeel management. Compliance (2 mensen, 0,5 jr gem. dienstverband) heeft toezicht nodig gezien de regelgevende verantwoordelijkheden. |
| In balans | IT, Finance, Product, Marketing, Quality | Span of control tussen 3:1 en 6:1. Deze afdelingen zitten binnen of dichtbij de gezonde range. Geen directe structurele zorgen. |
Met 20 medewerkers en slechts 2 managers opereert Support ruim boven de aanbevolen 5-8:1 verhouding. Dit betekent waarschijnlijk dat managers het grootste deel van hun tijd besteden aan operationeel brandjes blussen in plaats van coaching en ontwikkeling. Als dit een klantgericht team is, is het knock-on effect tragere escalatieafhandeling en wisselende servicekwaliteit. Overweeg een teamleadlaag toe te voegen of een senior IC door te laten groeien naar een people-management rol.
Het gemiddelde dienstverband bij Executive (14,0 jaar) en Leadership (11,8 jaar) overschaduwt de rest van het bedrijf. Dit is te verwachten bij senior rollen, maar het creeert een concentratierisico. Als twee of drie mensen uit deze teams in hetzelfde kwartaal vertrekken, loopt er kritieke organisatiecontext de deur uit. Kennisoverdrachtplannen en gedocumenteerde besluitvormingskaders kunnen dit risico verkleinen.
Elk lid van het Product team is een recente aanstelling. Dit wijst op een nieuwe functie of een recente heropbouw. Hoe dan ook, het team heeft gestructureerde onboarding, duidelijke succesindicatoren en geduld nodig. De enkele manager die aan Product is toegewezen heeft een gezonde 4:1 span, dus de managementstructuur klopt. De focus moet liggen op inwerksnelheid en kennisdeling vanuit Engineering (7,1 jaar dienstverband) en andere gevestigde teams.
Op basis van de bovenstaande data zijn dit de acties met de meeste structurele impact.
| # | Actie | Prioriteit | Impact |
|---|---|---|---|
| 1 | Voeg een teamlead of derde manager toe aan Support om de span of control richting 7:1 te brengen | Hoog | Verbetert coachingcapaciteit voor 20 medewerkers |
| 2 | Wijs een formele manager toe aan Operations (8 mensen, momenteel zonder manager) | Hoog | Biedt verantwoording en groeipad voor 8 IC's |
| 3 | Maak kennisoverdrachtdocumentatie voor Executive en Leadership teams | Middel | Verkleint key-person risico in afdelingen met langst dienstverband |
| 4 | Bekijk de Sales managementstructuur: 2 managers voor 4 mensen kan overbodig zijn | Middel | Potentiele kostenbesparing als een rol omgezet kan worden naar IC |
| 5 | Wijs toezicht toe aan Compliance (2 mensen, 0,5 jr dienstverband, geen manager) | Middel | Regelgevende functies hebben duidelijke verantwoording nodig |
| 6 | Bouw een onboardingprogramma voor het Product team (0,0 jr gem. dienstverband) | Standaard | Versnelt de inwerktijd voor de nieuwste afdeling |
Alle medewerkersdata wordt opgehaald uit HiBob via de Proxuma Power BI connector. De dataset BI_HiBob_Employee bevat een rij per actieve medewerker, met velden voor afdeling, managerstatus en dienstverband. De AI schrijft DAX queries om deze data in real-time te aggregeren.
De manager ratio deelt het totaal aantal managers door het totaal aantal medewerkers. Met 14 managers op 75 medewerkers is de ratio 18,7%. Het getal "1 per 5,4" neemt het totale personeelsbestand (75) gedeeld door het totaal aantal managers (14). Span of control per afdeling deelt het afdelingsbestand door het aantal managers.
Het meeste onderzoek naar organisatieontwerp wijst op 5 tot 8 directe rapportages per manager als het optimum. Onder de 4 kan wijzen op over-management en hoge overhead. Boven de 9 betekent meestal dat managers te dun gespreid zijn en teamleden minder individuele aandacht krijgen. Het juiste getal hangt af van teamcomplexiteit en managerervaring.
Operations, Leadership en Compliance hebben nul medewerkers gemarkeerd als is_manager = TRUE() in HiBob. Dit kan betekenen dat het managerveld niet correct is ingevuld, of dat deze teams daadwerkelijk zonder formele manager opereren. Bij Leadership is dit waarschijnlijk bewust. Bij Operations en Compliance moet het gecontroleerd en zo nodig gecorrigeerd worden.
Dienstverband komt uit de tenure_years kolom in BI_HiBob_Employee. De DAX query gebruikt AVERAGE() gegroepeerd per afdeling. De bedrijfsbrede 4,1 jaar is het ongewogen gemiddelde over alle 75 medewerkers, niet een gemiddelde van afdelingsgemiddelden.
Ja. De DAX queries in dit rapport kunnen uitgebreid worden met extra filters op locatie, dienstverbandtype of elke andere kolom in BI_HiBob_Employee. Stel Proxuma Power BI dezelfde vraag met een filter zoals "personeelsbestand per afdeling alleen voor kantoor Amsterdam" en de AI past de queries automatisch aan.
Ja. Koppel Proxuma Power BI aan je HiBob account, voeg een AI-tool (Claude, ChatGPT of Copilot) toe via MCP, en stel dezelfde vraag. De AI schrijft de DAX queries, draait ze op je live data en genereert een gepersonaliseerd rapport in minder dan vijftien minuten.
Koppel Proxuma's Power BI integratie, gebruik een MCP-compatible AI om vragen te stellen en genereer op maat gemaakte rapporten - in minuten, niet in dagen.
Bekijk meer rapporten Aan de slag