Omzet- en marge-analyse over 7 facturatie sub-types, gebaseerd op 122.884 factuurregels en €17,6M totale omzet. Data afkomstig uit Autotask PSA via Proxuma Power BI.
Omzet- en marge-analyse over 7 facturatie sub-types, gebaseerd op 122.884 factuurregels en €17,6M totale omzet. Data afkomstig uit Autotask PSA via Proxuma Power BI.
De data dekt het volledige bereik van Autotask PSA-records die relevant zijn voor deze analyse, uitgesplitst naar de belangrijkste dimensies die je team nodig heeft voor dagelijkse beslissingen en klantrapportage.
Wie dit zou moeten gebruiken: MSP owners, finance leads, and operations managers tracking profitability
Hoe vaak: Maandelijks for financial reviews, quarterly for strategic planning, op aanvraag for pricing decisions
Omzet- en marge-analyse over 7 facturatie sub-types, gebaseerd op 122.884 factuurregels en €17,6M totale omzet. Data afkomstig uit Autotask PSA via Proxuma Power BI.
De segmented bar hieronder toont hoe de totale omzet verdeeld is over facturatie sub-types. Recurring service domineert met 54,4% van de omzet, gevolgd door milestone/fixed price op 21,8%. Materialen en ad-hoc kosten vullen het midden, terwijl urenregistratie en onkosten onderaan staan.
EVALUATE ROW("Revenue", SUM('BI_Autotask_Charges'[billable_amount]), "BillingRevenue", SUM('BI_Autotask_Billing_Items'[extended_price]), "Employees", [Total Employees], "RevPerEmp", DIVIDE(SUM('BI_Autotask_Charges'[billable_amount]), [Total Employees]))De horizontale balken hieronder tonen de marge per sub-type naast elkaar. Het contrast is groot: milestone en projectkosten tonen 100% marge (geen kosten geregistreerd in PSA), recurring service zit op een gezonde 58%, en dan valt het steil af. Materialen halen amper 6% en uren draaien diep in het rood.
our_cost bij milestone en project cost billing. De werkelijke leveringskosten worden bijgehouden via time entries en onkosten op het bovenliggende project. Milestone-omzet toont dus als pure winst in deze weergave, terwijl de kosten onder uren en onkosten sub-types verschijnen. Dit is een datamodel-artefact, geen echte 100% marge.
Hoog volume betekent niet automatisch hoge winst. Urenregistratie heeft veruit de meeste factuurregels (69.321), maar genereert de laagste omzet en de slechtste marge. Recurring service raakt de sweet spot: groot volume (42.607 items), sterke omzet (€9,6M) en gezonde marge (58%).
| Sub-Type | Items | Omzet | Kosten | Winst | Marge |
|---|---|---|---|---|---|
| Recurring Service | 42.607 | €9.577.503 | €4.025.063 | €5.552.440 | 58,0% |
| Milestone/Fixed Price | 2.047 | €3.845.490 | €0 | €3.845.490 | 100% |
| Materialen/Producten | 4.597 | €2.644.523 | €2.483.170 | €161.353 | 6,1% |
| Ad-hoc Kosten | 3.943 | €917.546 | €453.912 | €463.634 | 50,5% |
| Urenregistratie | 69.321 | €273.878 | €1.207.179 | -€933.301 | -341% |
| Onkosten | 182 | €225.026 | €173.409 | €51.617 | 22,9% |
| Projectkosten | 187 | €94.305 | €0 | €94.305 | 100% |
EVALUATE
SUMMARIZECOLUMNS(
'BI_Autotask_Tickets'[ticket_type_name],
"TicketCount", [Tickets - Count - Created],
"AvgHrs", [Tickets - Avg Hours Per Ticket]
)
ORDER BY [TicketCount] DESCDit is het getal dat aandacht verdient in elke MSP finance meeting. Urenregistratie factureert €273.878 aan omzet maar kost €1.207.179 om te leveren. Dat is een nettoverlies van €933.301 op alleen al de uren.
Het grootste deel van deze kosten is onzichtbaar in standaard P&L rapportages, want het wordt geabsorbeerd door de totale marge. Recurring service omzet van €9,6M biedt genoeg buffer om het urentekort op te vangen, maar dat betekent dat je managed service contracten stilletjes ongedekt projectwerk en break-fix uren subsidiëren.
Waar de uren naartoe gaan: De ticketdata toont 69.321 time entries over alle tickettypes. Incidents (break-fix) kosten gemiddeld 0,54 uur per stuk, maar met 27.664 tickets loopt dat snel op. Service requests kosten gemiddeld 0,78 uur over 12.653 tickets. Change requests (projectwerk) kosten een vol uur per ticket over 7.247 tickets. Slechts een fractie van deze uren wordt als losse factuurregel in rekening gebracht.
De echte vraag is niet "waarom verliest uren geld" maar "hoeveel van deze urenkosten worden al gedekt door recurring service fees?" Als je managed contracten onbeperkte support bevatten, zijn de urenkosten verwacht. Als dat niet zo is, heb je een factureringsgat.
EVALUATE
TOPN(15,
SUMMARIZECOLUMNS(
'BI_Autotask_Companies'[company_name],
"Revenue", [Revenue - Total],
"Cost", [Cost - Total],
"Profit", [Profit - total],
"Margin", [Profit - total - percentage]
),
[Revenue], DESC
)
ORDER BY [Revenue] DESCUrenregistratie verliest jaarlijks €933K. Bij -341% marge kost elke euro die je als uren factureert je eigenlijk €4,41 om te leveren. Dit is de grootste rem op winstgevendheid, en het wordt verborgen door de kracht van recurring omzet.
Met €2,6M omzet en €2,5M kosten draaien materialen/producten amper quitte. Op regelniveau verkopen veel items waarschijnlijk met verlies na aftrek van inkoop, verzending en afhandelingstijd. Een marge van 6% laat nul ruimte voor retouren of afschrijvingen.
Met 58% marge op €9,6M omzet genereert recurring service €5,6M aan brutowinst. Deze ene categorie financiert de volledige operatie en absorbeert de verliezen op uren en dunne marges op materialen. Het beschermen en laten groeien van deze omzetstroom is de belangrijkste zakelijke beslissing.
Audit niet-gefactureerde uren. Trek een rapport van alle time entries zonder bijbehorende factuurregel. Bepaal welke gefactureerd hadden moeten worden en welke onder managed service contracten vallen. Het gat tussen €1,2M aan kosten en €274K aan omzet suggereert dat een flink deel van het werk niet of te weinig gefactureerd wordt.
Verhoog de materiaaltoeslag. Een marge van 6,1% op €2,6M aan productverkopen is niet houdbaar na aftrek van overhead. Bekijk je markup-percentages en vergelijk ze met de branchebenchmarks (de meeste MSP's mikken op 15-25% op hardware). Zelfs een margeverbetering van 5 procentpunt levert €132K extra jaarlijkse winst op.
Scheid project-uren van managed uren. De huidige data gooit alle time entries op een hoop. Maak aparte facturatie sub-types of gebruik Autotask work type classificaties om managed service uren (inbegrepen in contract) te onderscheiden van project-uren (zouden gefactureerd moeten worden). Dit geeft je zicht op of managed contracten goed geprijsd zijn.
Bekijk winstgevendheid per klant. Gebruik de derde DAX query om klanten te identificeren waar urenkosten hoger zijn dan de managed service fee. Die accounts hebben contractheronderhandeling of scope-aanpassing nodig. Een klant die €5K/maand betaalt aan recurring fees maar €8K/maand aan uren consumeert, erodeert langzaam je business.
Dit rapport is gegenereerd door een AI-agent die verbonden is met Proxuma Power BI via het MCP (Model Context Protocol) server. De AI schreef drie DAX queries tegen de BI_Autotask_Billing_Items en BI_Autotask_Tickets tabellen, voerde ze uit en formateerde de resultaten in dit document.
Databron: Autotask PSA, gesynchroniseerd naar Power BI via de Proxuma connector. De billing items dataset bevat 122.884 records over 7 sub-types. Omzet is gebaseerd op total_amount, kosten op our_cost, en marge wordt berekend als (Revenue - Cost) / Revenue.
Scope: Alle facturatie sub-types, alle klanten, volledige dataset. Geen datumfilters toegepast. Ticketdata (67.521 tickets) biedt context voor volume en gemiddelde uren maar is niet direct gekoppeld aan factuurregels in deze analyse.
Beperkingen: Milestone en project cost sub-types tonen 0 kosten omdat Autotask hun leveringskosten registreert via aparte time entry en onkosten items op het bovenliggende project. De werkelijke marge voor projectwerk vereist een kruisverwijzing tussen factuurregels en project time entries, wat buiten de scope van dit rapport valt.
Autotask registreert geen kosten bij milestone of fixed-price factuurregels. De leveringskosten worden bijgehouden via time entries en onkosten op het bovenliggende project. De marge die je hier ziet gaat dus alleen over de factuurregel, niet over de werkelijke projectmarge. Voor het echte getal moet je milestone-omzet vergelijken met de som van alle uren- en onkostenposten op hetzelfde project.
Ja, maar met context. De -341% betekent dat voor elke euro die als urenregel gefactureerd wordt, de werkelijke kosten €4,41 bedragen. Dit komt doordat de meeste uren ofwel zijn inbegrepen in managed service contracten (dus gedekt door recurring fees, niet apart gefactureerd) of helemaal niet gefactureerd worden. Het getal klopt voor het sub-type, maar het betekent niet dat de business als geheel verlies draait. Recurring service marges dekken het verschil.
Focus op twee gebieden. Controleer eerst of je managed service contracten geprijsd zijn om de werkelijke urenkosten te dekken. Als een klant meer uren consumeert dan het contract dekt, heb je een tariefaanpassing of scope-beperking nodig. Bekijk ten tweede de materialentoeslag. Een marge van 6% is te dun voor hardware resale. Mik op 15-25% en controleer of inkoopkosten correct zijn ingevoerd in Autotask.
Ja. Kopieer een query uit de toggles hierboven en plak het in DAX Studio of de Power BI Desktop performance analyzer. De queries verwijzen naar standaard Proxuma datamodel tabellen en measures die in elke Proxuma Power BI deployment aanwezig zijn. Als je een ander datamodel gebruikt, moet je mogelijk de tabel- en kolomnamen aanpassen.
Sub-types verwijzen naar factuurregel-categorieën in de BI_Autotask_Billing_Items tabel: hoe omzet wordt geclassificeerd (recurring, milestone, materialen, etc.). Tickettypes verwijzen naar de BI_Autotask_Tickets tabel: hoe werk wordt geclassificeerd (incident, service request, change request, etc.). Een enkel ticket kan meerdere factuurregels over verschillende sub-types genereren.
Koppel Proxuma's Power BI integratie, gebruik een MCP-compatible AI om vragen te stellen en genereer op maat gemaakte rapporten - in minuten, niet in dagen.
Bekijk meer rapporten Aan de slag