This report provides a detailed breakdown of resource rolverdelingsrapport for managed service providers.
De data dekt het volledige bereik van Autotask PSA-records die relevant zijn voor deze analyse, uitgesplitst naar de belangrijkste dimensies die je team nodig heeft voor dagelijkse beslissingen en klantrapportage.
Wie dit zou moeten gebruiken: Operations managers, service delivery leads, and MSP owners managing capacity
Hoe vaak: Wekelijks for scheduling, monthly for utilization reviews, quarterly for staffing decisions
Heb je de juiste mix van rollen om te kunnen schalen? Dit rapport haalt resource- en roldata op uit Autotask om te tonen hoe jouw team is gestructureerd. Eén vraag, beantwoord in minder dan 15 minuten door AI.
Rolverdeling laat zien of jouw team is gebouwd voor de huidige werklast en toekomstige groei. Een MSP met veel frontlinie-ondersteunende rollen en weinig senior engineers zal moeite hebben met complexe projecten. Een organisatie met te veel generalisten en te weinig specialisten zal moeilijk hogerwaardig werk binnenhalen.
Dit rapport haalt data rechtstreeks op uit Autotask resourcedata via Proxuma Power BI. Het koppelt elke resource aan zijn toegewezen rol, benadrukt dekkingshiaten en toont waar het team geconcentreerd is. Het resultaat is een helder beeld of jouw huidige structuur aansluit bij jouw groeisambities.
EVALUATE
ROW(
"Resources Total", [Resources - Total Count],
"Resources Active", [Resources - Active Count],
"Roles Unique", [Roles - Unique Count]
)| Rolniveau | Resources | % van Totaal | Dekking |
|---|---|---|---|
| Rol 1 (primair) | 35 | 29,7% | Goed bezet |
| Geen rol toegewezen | 22 | 18,6% | Opschonen vereist |
| Rol 2 | 15 | 12,7% | Gezond |
| Rol 3 | 11 | 9,3% | Gezond |
| Rollen 4, 5, 6 | 6 | 5,1% elk | Dunne dekking |
| Rol 7 | 5 | 4,2% | Dunne dekking |
| Rollen 8–12 | 8 | 6,8% | Specialist |
EVALUATE
SUMMARIZECOLUMNS(
'BI_Autotask_User_Details'[default_role_name],
"Resource Count", COUNTROWS('BI_Autotask_User_Details')
)
ORDER BY [Resource Count] DESC| Roltoewijzing | Toegewezen Resources | Aandeel Toewijzingen | Diepte |
|---|---|---|---|
| Primaire Rol (grootste) | 39 | 28,7% | Diep |
| Rol 2 | 19 | 14,0% | Diep |
| Rol 3 | 13 | 9,6% | Voldoende |
| Geen rol (null) | 12 | 8,8% | Corrigeren |
| Rol 4 | 11 | 8,1% | Voldoende |
| Rol 5 | 10 | 7,4% | Voldoende |
| Rol 6 | 9 | 6,6% | Dun |
| Rollen 7–13 | 23 | 16,9% | Specialist |
EVALUATE
SUMMARIZECOLUMNS(
'BI_Autotask_User_Role'[role_name],
"Resource Count", DISTINCTCOUNT('BI_Autotask_User_Role'[resource_id]),
"Active Count", CALCULATE(
DISTINCTCOUNT('BI_Autotask_User_Role'[resource_id]),
'BI_Autotask_User_Role'[is_active] = TRUE()
)
)
ORDER BY [Resource Count] DESCDe 34 inactieve resources vertegenwoordigen een inactiviteitspercentage van 28,8%. Dit is van belang omdat alle op hoofdaantal gebaseerde rapporten standaard uit de totale pool putten. Als inactieve records niet worden uitgefilterd, zullen capaciteitsberekeningen, gemiddelde factuurtarieven en roldekkingspercentages allemaal lager lijken dan ze werkelijk zijn.
Een kwartaallijkse audit van inactieve resources in Autotask voorkomt dat dit hiaat groeit. Elk gedeactiveerd account moet worden bevestigd als een voormalige medewerker en worden gearchiveerd, of worden verwijderd als het een testaccount was.
EVALUATE
ROW(
"Resources Total", [Resources - Total Count],
"Resources Active", [Resources - Active Count],
"Inactive Count", [Resources - Total Count] - [Resources - Active Count],
"Active Rate", DIVIDE([Resources - Active Count], [Resources - Total Count])
)Het team heeft 12 verschillende roltypen over 84 actieve resources. Één rol draagt 29,7% van het totale hoofdaantal, wat een normaal patroon is voor MSP's waarbij een grote frontlinie-tier het merendeel van inkomende tickets afhandelt. Het probleem is niet de concentratie in Rol 1 — het is dat bijna één op de vijf resources helemaal geen rol heeft.
Die 22 niet-toegewezen resources zijn een stil dataprobleem. Elke keer dat je op rol segmenteert voor capaciteitsplanning of factuurtariefanalyse, verschijnen die 22 mensen als een hiaat. De oplossing is eenvoudig maar vereist een beheerdersessie in Autotask: open de resourcelijst, filter op null standaardrol en wijs elke persoon correct toe.
Rollen 4 tot en met 7 hebben elk tussen de 5 en 6 resources. Dat is dunne dekking voor rollen op het kritieke leveringspad. Als één of twee mensen in die groepen verlof nemen of vertrekken, is de capaciteitsimpact onmiddellijk. Door roldekking zo te bekijken, is het eenvoudiger te bepalen waar één aanwerving het operationele risico het meest zou verminderen.
Geen enkele rolanalyse is nauwkeurig terwijl 22 resources geen standaardrol hebben. Plan een beheerdersessie in Autotask, pull de resourcelijst gefilterd op null standaardrol en wijs elke persoon de juiste rol toe. Dit is een eenmalige oplossing die elk downstream rapport betrouwbaarder maakt.
Rollen met 5 of 6 resources zijn één of twee vertrekken verwijderd van een dekkingshiaat. Identificeer welke van deze rollen op het kritieke leveringspad liggen en prioriteer aanwerving dienovereenkomstig. Je hoeft niet in alle te werven — alleen in degenen waar een hiaat klanten direct zou raken.
Met respectievelijk 35 en 15 resources hebben de twee grootste rollen genoeg diepte om normale uitstroom en tijdelijke afwezigheid op te vangen. Er is hier geen onmiddellijke actie nodig, maar houd in de gaten of de concentratie in Rol 1 een carrièreknelpunt creëert voor mensen die naar meer gespecialiseerde rollen willen overstappen.
Inactieve resources in Autotask verhogen het hoofdaantal en verminderen de nauwkeurigheid van elke op ratio gebaseerde maat. Bevestig dat elk gedeactiveerd account een daadwerkelijke voormalige medewerker of verlopen aannemer vertegenwoordigt en archiveer het. Tijdelijke en testaccounts moeten volledig worden verwijderd. Dit kwartaallijks uitvoeren houdt de data schoon.
De standaardrol in Autotask is de primaire rol die aan een resource is toegewezen in zijn profiel. Het wordt gebruikt als basis voor factuurtarieven, capaciteitsberekeningen en op rollen gebaseerde rapportages. Een resource kan meerdere roltoewijzingen hebben, maar slechts één is aangewezen als standaard.
Resources kunnen in Autotask worden aangemaakt zonder een standaardrol. Dit gebeurt vaak bij snelle onboarding, wanneer een rol later wordt verwijderd zonder hertoewijzing, of wanneer het veld simpelweg wordt overgeslagen. Een beheerder kan dit corrigeren in Autotask Instellingen › Resources door te zoeken naar resources met een lege standaardrol.
Totale resources omvat elk ooit aangemaakt record in Autotask, inclusief gedeactiveerde accounts. Actieve resources zijn die met de actief-vlag ingesteld op true — wat betekent dat het huidige medewerkers of aannemers zijn. Rapporten die niet filteren op actiefstatus tellen het hoofdaantal te hoog en de bezettingsgraden te laag.
Ja. In Autotask kan een resource aan meerdere rollen worden toegewezen. Dit is gebruikelijk wanneer resources verschillende servicegebieden of factuureringscategorieën dekken. De sectie actieve roldekking toont 136 totale roltoewijzingen over 84 actieve resources, wat betekent dat veel mensen meer dan één rol hebben.
Kwartaallijks is een goede basis. Bekijk vaker tijdens onboarding-golven, na organisatorische veranderingen of wanneer capaciteitsplanningsrapporten onverwachte hiaten laten zien. Roltoewijzingen actueel houden is weinig inspanning maar maakt elk ander resourcerapport nauwkeuriger.
Koppel Proxuma Power BI aan Autotask, voeg je AI toe via MCP en genereer live rolverdelingsrapporten in minder dan 15 minuten.
Bekijk alle rapporten Haal Proxuma Power BIKoppel Proxuma's Power BI integratie, gebruik een MCP-compatible AI om vragen te stellen en genereer op maat gemaakte rapporten - in minuten, niet in dagen.
Bekijk meer rapporten Aan de slag