Cross-source analyse die HubSpot CRM pipeline data combineert met Autotask PSA capaciteitsgegevens om te bepalen of de huidige service delivery resources de actieve sales pipeline aankunnen.
Cross-source analyse die HubSpot CRM pipeline data combineert met Autotask PSA capaciteitsgegevens om te bepalen of de huidige service delivery resources de actieve sales pipeline aankunnen.
De data dekt het volledige bereik van Autotask PSA-records die relevant zijn voor deze analyse, uitgesplitst naar de belangrijkste dimensies die je team nodig heeft voor dagelijkse beslissingen en klantrapportage.
Wie dit zou moeten gebruiken: Sales leads, MSP owners, and account managers tracking pipeline health
Hoe vaak: Wekelijks for pipeline reviews, monthly for forecasting, quarterly for strategy
Cross-source analyse die HubSpot CRM pipeline data combineert met Autotask PSA capaciteitsgegevens om te bepalen of de huidige service delivery resources de actieve sales pipeline aankunnen.
Het korte antwoord: ja, je kunt leveren. Met 93,6% van de service capacity die onbenut is, zit het knelpunt niet bij delivery. Het zit aan de voorkant van de funnel. Het team heeft $3,94M in actieve pipeline verdeeld over 124 opportunities, maar slechts 15,7% van de deals sluit daadwerkelijk. Die 15,7% win rate tegen een berg van $7M aan verloren deals is waar het echte probleem zit.
BI_Autotask_Opportunities tabel en resource/tijddata uit BI_Autotask_Resources en BI_Autotask_TimeEntries. HubSpot deal data kwam uit de BI_HubSpot_Deals tabel. De AI combineerde beide bronnen om pipeline-to-capacity ratio's te berekenen. Alle queries staan in de uitklapbare DAX secties hieronder.
De gecombineerde pipeline over Autotask en HubSpot vertelt een duidelijk verhaal. Er zijn 1.465 totaal opportunities geregistreerd, waarvan 124 actief met een gezamenlijke waarde van $3.938.803. De verloren kolom is lastiger om naar te kijken: $7.059.325 aan deals die niet zijn gesloten.
Dat bedrag aan verloren deals is bijna het dubbele van de actieve pipeline. Of die verliezen nu kwamen door pricing, timing of concurrentiedruk, het wijst op een conversieprobleem dat geen hoeveelheid overcapaciteit gaat oplossen.
| Source | Count | Value |
|---|---|---|
| HubSpot | 115 | $354,349 |
| Autotask | 1,465 | - |
EVALUATE ROW("TotalDeals", COUNTROWS('BI_HubSpot_Deals'), "TotalAmount", SUM('BI_HubSpot_Deals'[amount]), "Opportunities", COUNTROWS('BI_Autotask_Opportunities'))De huidige capaciteitsbenutting staat op 6,4%. Dat is geen typfout. Met 92,45 FTE op de payroll en 50.752 totaal gelogde uren laten de cijfers een personeelsbestand zien dat ruimte heeft om flink meer werk op te vangen zonder extra mensen aan te nemen.
Dit niveau van overcapaciteit (93,6%) betekent dat de organisatie het klantenbestand drie of vier keer zou kunnen vergroten, puur vanuit delivery-perspectief. Het knelpunt is niet het team. Het is pipeline conversie.
| Metric | Value |
|---|---|
| Employees | 75 |
| Managers | 14 |
| Ratio | 18.7% |
EVALUATE ROW("Employees", [Total Employees], "Managers", [Total Managers], "ManagerRatio", [Manager Ratio], "AvgSpan", [Average Span of Control])Kan het team leveren wat de sales pipeline belooft? Ja, met ruime marge.
Bij 6,4% benutting en $42.605 aan pipeline per FTE zit de delivery organisatie lang niet aan het plafond. Zelfs als elke actieve opportunity morgen zou sluiten, zou het team nog steeds capaciteit over hebben. De $3,94M actieve pipeline verdeeld over 92,45 FTE geeft elke resource ongeveer $42.605 aan potentieel nieuw werk.
Ter vergelijking: de huidige omzet per FTE is $190.445. De volledige actieve pipeline erbij zou dat naar ongeveer $233.000 per FTE brengen, ruim binnen normale MSP-ranges. De echte vraag is niet "kunnen we leveren?" maar "kunnen we closen?"
Van 115 HubSpot deals zijn er maar 18 als won gesloten. Dat is een win rate van 15,7%. Voor managed services liggen de branchebenchmarks doorgaans tussen 25% en 40%. Dit getal zit onder de ondergrens.
Een lage win rate gecombineerd met enorme overcapaciteit creert een specifiek patroon: de organisatie genereert genoeg leads maar verliest er te veel tijdens het salesproces. Of het probleem nu bij pricing, proposal-kwaliteit, doorlooptijd of concurrentiepositie ligt, verbetering van deze ene metriek zou de grootste impact hebben op omzetgroei zonder verhoging van de delivery kosten.
| Metriek | Waarde | Benchmark |
|---|---|---|
| HubSpot Deals | 115 | - |
| Deals Won | 18 | - |
| Win Rate | 15,7% | Benchmark: 25-40% |
| Verloren Deal Waarde | $7.059.325 | 1,8x actieve pipeline |
EVALUATE
SUMMARIZECOLUMNS(
"TotalDeals", COUNTROWS('BI_HubSpot_Deals'),
"DealsWon", CALCULATE(
COUNTROWS('BI_HubSpot_Deals'),
'BI_HubSpot_Deals'[dealstage] = "closedwon"
),
"WinRate", DIVIDE(
CALCULATE(
COUNTROWS('BI_HubSpot_Deals'),
'BI_HubSpot_Deals'[dealstage] = "closedwon"
),
COUNTROWS('BI_HubSpot_Deals')
) * 100
)Omzet per FTE staat op $190.445 ($17,6M totale omzet gedeeld door 92,45 FTE). Voor managed services providers varieert dit sterk afhankelijk van de servicemix, maar de combinatie van hoge omzet per hoofd en lage benutting suggereert dat het bestaande klantenbestand solide rendementen per persoon genereert.
Het gat tussen hoge omzet per FTE en lage benutting geeft aan dat een groot deel van het personeelsbestand mogelijk in non-billable of support-rollen zit, of dat de utilization metric een breder headcount omvat dan alleen het delivery team. Hoe dan ook bevestigen de cijfers dat er geen delivery bottleneck is die groei in de weg staat.
| Metriek | Waarde |
|---|---|
| Totale Omzet | $17.600.000 |
| Totaal FTE | 92,45 |
| Omzet per FTE | $190.445 |
| Pipeline per FTE | $42.605 |
Slechts 18 van de 115 HubSpot deals zijn geconverteerd. De branchenorm ligt tussen 25% en 40%. Elk procentpunt verbetering bij het huidige pipeline volume vertaalt zich in ruwweg $34.000 extra omzet.
Die berg verloren deals wijst op structurele problemen in het salesproces. Of het nu pricing, timing of concurrentiedruk is, een formele win/loss analyse zou de volgende stap moeten zijn om patronen te identificeren.
De organisatie kan een veelvoud van de huidige workload absorberen zonder extra personeel. Elke verbetering in sales stroomt direct door naar de bottomline zonder nieuwe delivery-investeringen.
1. Voer een formele win/loss analyse uit op de $7M aan verloren deals. Categoriseer verliezen per reden (prijs, timing, concurrent, geen besluit) en identificeer de twee of drie grootste patronen. Dit is de activiteit met de meeste impact die je nu kunt doen.
2. Stel een win rate target van 25% binnen twee kwartalen. Van 15,7% naar 25% gaan bij het huidige pipeline volume zou naar schatting $360.000 aan nieuwe omzet opleveren, zonder extra uitgaven aan leadgeneratie.
3. Beoordeel het salesproces op frictiepunten. Met 115 deals in HubSpot en slechts 18 die sluiten, breekt er iets tussen kwalificatie en close. Breng de stage-by-stage drop-off in kaart om te vinden waar deals stagneren of afvallen.
4. Verschuif investering van delivery naar sales enablement. Met 93,6% overcapaciteit zou het heralloceren van zelfs een klein deel van het delivery budget naar proposal-kwaliteit, salestraining of competitive positioning tools buitenproportioneel hoge returns opleveren.
5. Track de pipeline-to-capacity ratio maandelijks. Bouw dit in de maandelijkse rapportagecyclus zodat het management kan zien of de salesgroei sneller gaat dan de delivery-gereedheid, voor het een probleem wordt.
Pipeline data wordt opgehaald uit twee bronnen: Autotask PSA opportunities en HubSpot CRM deals. Proxuma Power BI verbindt met beide platformen en de AI draait DAX queries tegen elke dataset. Het gecombineerde overzicht geeft een compleet beeld dat geen van beide systemen op zichzelf biedt.
Capaciteitsbenutting deelt het totaal gelogde uren door het totaal beschikbare uren (FTE-aantal maal 2.080 jaarlijkse werkuren). Bij 50.752 gelogde uren over 92,45 FTE komt dat neer op 6,4%. Dit meet de daadwerkelijk geregistreerde tijd tegen de theoretische maximale capaciteit.
Nee. De meeste managed services providers met een gestructureerd salesproces zien win rates tussen 25% en 40%. Een percentage van 15,7% wijst erop dat de pipeline te veel ongekwalificeerde leads bevat, of dat deals verloren gaan tijdens de proposal- en onderhandelingsfase.
Het FTE-aantal omvat alle resources in Autotask, niet alleen billable engineers. Administratief personeel, management en parttimers worden meegerekend. Het cijfer van 6,4% representeert de totale organisatiebrede benutting, niet alleen de servicedesk. Filteren op alleen billable rollen zou een hoger getal opleveren.
Verdubbeling van de win rate van 15,7% naar 31,4% bij het huidige pipeline volume zou de gesloten omzet uit nieuwe deals grofweg verdubbelen. Gezien de 93,6% overcapaciteit kan het delivery team die groei opvangen zonder nieuwe mensen aan te nemen. De volledige omzetstijging stroomt dan bijna rechtstreeks door naar de marge.
Ja. Koppel Proxuma Power BI aan je HubSpot en Autotask accounts, voeg een AI-tool (Claude, ChatGPT of Copilot) toe via MCP, en stel dezelfde vraag. De AI schrijft de DAX queries, draait ze tegen je echte data, en produceert een rapport zoals dit in minder dan vijftien minuten.
Koppel Proxuma's Power BI integratie, gebruik een MCP-compatible AI om vragen te stellen en genereer op maat gemaakte rapporten - in minuten, niet in dagen.
Bekijk meer rapporten Aan de slag