This report provides a detailed breakdown of contractverlenging urgentierapport for managed service providers.
De data dekt het volledige bereik van Autotask PSA-records die relevant zijn voor deze analyse, uitgesplitst naar de belangrijkste dimensies die je team nodig heeft voor dagelijkse beslissingen en klantrapportage.
Wie dit zou moeten gebruiken: Account managers, finance teams, and MSP owners managing renewals
Hoe vaak: Maandelijks for pipeline review, 90 days before expiry for renewal preparation
EVALUATE
ROW(
"Vervalt_30d", CALCULATE(
COUNTROWS('Contracts'),
'Contracts'[Status] = "Active",
DATEDIFF(TODAY(), 'Contracts'[EndDate], DAY) <= 30,
DATEDIFF(TODAY(), 'Contracts'[EndDate], DAY) >= 0
),
"Vervalt_90d", CALCULATE(
COUNTROWS('Contracts'),
'Contracts'[Status] = "Active",
DATEDIFF(TODAY(), 'Contracts'[EndDate], DAY) <= 90,
DATEDIFF(TODAY(), 'Contracts'[EndDate], DAY) >= 0
),
"Vervalt_180d", CALCULATE(
COUNTROWS('Contracts'),
'Contracts'[Status] = "Active",
DATEDIFF(TODAY(), 'Contracts'[EndDate], DAY) <= 180,
DATEDIFF(TODAY(), 'Contracts'[EndDate], DAY) >= 0
),
"Totaal_Actief", CALCULATE(
COUNTROWS('Contracts'),
'Contracts'[Status] = "Active"
)
)| Vervalvenster | Contracten | Contracttypen | Prioriteit | Aanbevolen Actie |
|---|---|---|---|---|
| ≤ 30 dagen | 22 | Recurring, T&M, Bloktijd | Kritiek | Vandaag bellen. Niet mailen. |
| 31-60 dagen | 25 | Recurring, T&M, Vaste Prijs | Waarschuwing | Gesprek plannen, verlengingspakket sturen |
| 61-90 dagen | 13 | Recurring, Bloktijd | Waarschuwing | Proactief contact, meerjarig aanbod |
| 91-180 dagen | 52 | Alle typen | Bewaken | Plannen, servicegaten aanpakken |
| Totaal vervalt ≤ 180 dagen | 112 | 8,1% van de actieve contractbasis | ||
EVALUATE
ADDCOLUMNS(
SUMMARIZE(
FILTER(
'Contracts',
'Contracts'[Status] = "Active"
&& DATEDIFF(TODAY(), 'Contracts'[EndDate], DAY) >= 0
&& DATEDIFF(TODAY(), 'Contracts'[EndDate], DAY) <= 180
),
'Contracts'[ContractName],
'Contracts'[ContractType],
'Contracts'[AccountName],
'Contracts'[EndDate]
),
"DagenResterend", DATEDIFF(TODAY(), 'Contracts'[EndDate], DAY),
"UrgentieBand",
IF(
DATEDIFF(TODAY(), 'Contracts'[EndDate], DAY) <= 30, "Kritiek",
IF(
DATEDIFF(TODAY(), 'Contracts'[EndDate], DAY) <= 90, "Waarschuwing",
"Bewaken"
)
)
)
ORDER BY [DagenResterend] ASCDe volgende contracten verlopen vóór 18 juni 2026. Dit is de actielijst voor uw accountmanagementteam.
| Contractnaam | Type | Vervaldatum | Dagen Resterend | Urgentie |
|---|---|---|---|---|
| Establish-619 | Bloktijd | 31 mrt 2026 | 13 | Kritiek |
| National-334 | Recurring Service | 31 mrt 2026 | 13 | Kritiek |
| Lawyer-911 | Recurring Service | 31 mrt 2026 | 13 | Kritiek |
| Your-864 | T&M | 31 mrt 2026 | 13 | Kritiek |
| Part-398 | T&M | 31 mrt 2026 | 13 | Kritiek |
| Tax-465 | T&M | 31 mrt 2026 | 13 | Kritiek |
| Answer-745 | T&M | 31 mrt 2026 | 13 | Kritiek |
| Night-142 | T&M | 31 mrt 2026 | 13 | Kritiek |
| Prove-683 | Recurring Service | 31 mrt 2026 | 13 | Kritiek |
| Million-827 | T&M | 31 mrt 2026 | 13 | Kritiek |
| Get-322 | Recurring Service | 1 apr 2026 | 14 | Kritiek |
| True-495 | Recurring Service | 30 apr 2026 | 43 | Waarschuwing |
| Carry-925 | Recurring Service | 31 mei 2026 | 74 | Waarschuwing |
| Establish-754 | Bloktijd | 15 jun 2026 | 89 | Waarschuwing |
EVALUATE
SELECTCOLUMNS(
FILTER(
'Contracts',
'Contracts'[Status] = "Active"
&& DATEDIFF(TODAY(), 'Contracts'[EndDate], DAY) >= 0
&& DATEDIFF(TODAY(), 'Contracts'[EndDate], DAY) <= 90
),
"Contract", 'Contracts'[ContractName],
"Type", 'Contracts'[ContractType],
"Klant", 'Contracts'[AccountName],
"Vervaldatum", 'Contracts'[EndDate],
"DagenResterend", DATEDIFF(TODAY(), 'Contracts'[EndDate], DAY)
)
ORDER BY [DagenResterend] ASCHet 30-dagenvenster is al krap. Tien contracten verlopen op 31 maart, dat is 13 dagen vanaf de rapportdatum. Als verlengingsgesprekken voor deze accounts nog niet zijn gestart, zijn de opties beperkt. Een snelle outreach-campagne is nodig, maar een klant haastig in een verlengingsgesprek drukken leidt zelden tot een beter contract. Het doel op dit moment is het bevestigen van de intentie en het kopen van tijd voor een goede heronderhandeling.
T&M contracten domineren de kritieke lijst. Zeven van de tien contracten die op 31 maart verlopen zijn Time & Materials contracten. Dit zijn vaak laagdrempelige engagementen, wat ook betekent dat de klant minder moeite heeft om te vertrekken. Het omzetten van verlopende T&M contracten naar recurring service overeenkomsten is een stap richting stabielere omzet die elk verlengingsgesprek waard is.
Recurring Service contracten dragen het hoogste risico. Contracten als National-334, Lawyer-911 en Prove-683 zijn Recurring Service contracten, wat betekent dat ze voorspelbare maandelijkse omzet vertegenwoordigen. Elk contract dat verloopt zonder verlenging heeft direct impact op de maandelijkse omzet. Het verlengingsgesprek hier moet beginnen met een service review, niet met een tariefblad.
Het 90-dagenvenster geeft ruimte. Contracten die verlopen tussen april en juni 2026 omvatten een mix van typen. Dit is het venster waar MSP's met een gestructureerd verlengingsproces het verschil maken. Een proactief gesprek bij 90 dagen, gevolgd door een schriftelijk voorstel bij 60 dagen en een follow-up bij 30, converteert aanzienlijk beter dan een last-minute benadering.
8,1% van de contracten verloopt binnen 180 dagen. Dat getal (112 van 1.377 actieve contracten) is de moeite waard om bij te houden over tijd. Als het stijgt, veroudert de contractbasis. Als het daalt, werken verlengingsprocessen.
Het rapport bevraagt de Contracts-tabel in uw Autotask PSA-datamodel via Power BI. Het berekent DATEDIFF tussen de datum van vandaag en de EndDate van elk contract, en groepeert resultaten per urgentievenster (30, 60, 90 en 180 dagen). Alleen contracten met Status = "Active" worden meegenomen. Verlopen of geannuleerde contracten worden uitgesloten.
Time and Materials contracten hebben doorgaans kortere vaste looptijden dan recurring service overeenkomsten. Ze worden vaak opgezet voor een specifiek project of proefperiode, waardoor einddatums vaker clusteren. MSP's die T&M contracten gebruiken als instap voor nieuwe klanten, moeten deze goed bewaken en de vervaldatum gebruiken als een kans om een recurring service overeenkomst voor te stellen die voorspelbare ondersteuning biedt tegen een vaste prijs.
Het rapport zelf biedt inzicht. Voor geautomatiseerde waarschuwingen kan het ingebouwde meldingssysteem van Autotask worden geconfigureerd om accountmanagers te mailen bij 90, 60 en 30-dagendrempels. Als alternatief kan Power Automate de Power BI-dataset bewaken en Teams-meldingen versturen wanneer contracten urgentiedrempels overschrijden. Proxuma kan beide benaderingen configureren als onderdeel van een workflowinstelling.
Bij 13 dagen is het doel geen onderhandeling, maar continuïteit. Bel de klant direct, bevestig dat ze de dienstverlening willen voortzetten en verwerk een kortetermijnverlenging als het volledige verlengingsgesprek meer tijd nodig heeft. Een verlenging van 30 of 60 dagen behoudt de relatie en geeft beide partijen tijd voor een goede heronderhandeling. Laat een contract nooit stilletjes verlopen als de klant de bedoeling heeft om door te gaan.
Koppel Proxuma's Power BI integratie, gebruik een MCP-compatible AI om vragen te stellen en genereer op maat gemaakte rapporten - in minuten, niet in dagen.
Bekijk meer rapporten Aan de slag