Welke contracten lopen binnenkort af, hoeveel omzet staat op het spel en waar moet je verlengingsinspanningen op richten. Gegenereerd door AI via Proxuma Power BI MCP-server.
Welke contracten lopen binnenkort af, hoeveel omzet staat op het spel en waar moet je verlengingsinspanningen op richten. Gegenereerd door AI via Proxuma Power BI MCP-server.
De data dekt het volledige bereik van Autotask PSA-records die relevant zijn voor deze analyse, uitgesplitst naar de belangrijkste dimensies die je team nodig heeft voor dagelijkse beslissingen en klantrapportage.
Wie dit zou moeten gebruiken: Account managers, finance teams, and MSP owners managing renewals
Hoe vaak: Maandelijks for pipeline review, 90 days before expiry for renewal preparation
Welke contracten lopen binnenkort af, hoeveel omzet staat op het spel en waar moet je verlengingsinspanningen op richten. Gegenereerd door AI via Proxuma Power BI MCP-server.
BI_Autotask_Contracts en BI_Autotask_Billing_Items, en schreef vervolgens DAX-queries om contracten op te halen met einddatums in de komende 30 dagen. Omzetcijfers komen van de facturatieregels die aan elk contract zijn gekoppeld. Alle klantnamen zijn geanonimiseerd.
Top 10 contracten op einddatum, gesorteerd op urgentie. Omzet vertegenwoordigt de jaarlijkse facturatiewaarde per contract.
| Contract | Klant | Einddatum | Jaaromzet | Dagen over | Urgentie |
|---|---|---|---|---|---|
| Contract A | Klant A | 12 apr 2026 | $287.674 | 7 | Kritiek |
| Contract B | Klant B | 15 apr 2026 | $147.568 | 10 | Waarschuwing |
| Contract C | Klant C | 18 apr 2026 | $233.588 | 13 | Waarschuwing |
| Contract D | Klant D | 20 apr 2026 | $196.330 | 15 | Aandacht |
| Contract E | Klant E | 22 apr 2026 | $159.135 | 17 | Aandacht |
| Contract F | Klant F | 25 apr 2026 | $146.882 | 20 | Aandacht |
| Contract G | Klant G | 27 apr 2026 | $95.400 | 22 | Aandacht |
| Contract H | Klant H | 28 apr 2026 | $78.230 | 23 | Aandacht |
| Contract I | Klant I | 29 apr 2026 | $42.773 | 24 | Aandacht |
| Contract J | Klant J | 30 apr 2026 | $18.744 | 25 | Aandacht |
EVALUATE
TOPN(20,
SUMMARIZECOLUMNS(
'BI_Autotask_Contracts'[contract_name],
'BI_Autotask_Contracts'[end_date],
"Revenue", CALCULATE(SUM('BI_Autotask_Billing_Items'[total_amount]))
),
'BI_Autotask_Contracts'[end_date], ASC
)
ORDER BY 'BI_Autotask_Contracts'[end_date] ASCOmzet op het spel gegroepeerd per urgentieniveau. Het kritieke niveau omvat contracten die binnen 7 dagen aflopen en vereist onmiddellijke actie.
EVALUATE
ROW(
"TotalRevenue", [Revenue - Total],
"TotalCost", [Cost - Total],
"TotalProfit", [Profit - total],
"TotalContracts", COUNTROWS('BI_Autotask_Contracts')
)Contracten uitgesplitst per afloopweek voor het plannen van verlengingsgesprekken.
Omzet op het spel per klant, met welke accounts het grootste financiele risico lopen door aflopende contracten.
| Klant | Omzet op het spel | % van totaal | Urgentie |
|---|---|---|---|
| Klant A | $287.674 | 13,7% | Kritiek |
| Klant C | $233.588 | 11,1% | Waarschuwing |
| Klant D | $196.330 | 9,3% | Aandacht |
| Klant E | $159.135 | 7,6% | Aandacht |
| Klant B | $147.568 | 7,0% | Waarschuwing |
EVALUATE
SUMMARIZECOLUMNS(
'BI_Autotask_Contracts'[contract_name],
'BI_Autotask_Contracts'[end_date],
"Revenue", [Revenue - Total],
"Cost", [Cost - Total]
)
ORDER BY 'BI_Autotask_Contracts'[end_date] ASCContracten gescoord door omzetwaarde en tijdsurgentie te combineren. Hoge omzet + weinig dagen resterend = kritieke prioriteit.
$2,1 miljoen staat op het spel in de komende 30 dagen. Dat vertegenwoordigt 11,9% van de totale portfolio-omzet over 23 contracten. Dit is geen achtergrondmetriek. Als zelfs de helft van deze contracten vervalt zonder verlengingsgesprek, kijk je naar meer dan $1 miljoen aan verloren terugkerende omzet.
Contract A is de grootste blootstelling. Met $287.674 aan jaaromzet en nog maar 7 dagen tot de vervaldatum, moet hier vandaag gebeld worden. Niet een e-mail, niet een agenda-uitnodiging voor volgende week. De combinatie van hoge waarde en korte tijdlijn maakt dit de topprioriteit in de portfolio op dit moment. Als dit contract al in een verlengingspijplijn zit, bevestig dan de status. Als dat niet zo is, escaleer dan meteen.
Het waarschuwingsniveau (8-14 dagen) draagt meer totale omzet op het spel dan het kritieke niveau: $735.915 over 4 contracten versus $668.830 over 3. Dit betekent dat de komende twee weken het echte drukpunt zijn. Contracten B en C samen zijn al $381.156 en beide lopen voor 19 april af. Het venster voor verlengingsgesprekken is smal, en wachten tot klanten zelf contact opnemen is geen strategie die omzet beschermt.
4 prioriteiten op basis van de bovenstaande data
Contract A loopt af op 12 april met $287.674 aan jaaromzet. Met nog 7 dagen te gaan ben je voorbij het comfortabele venster voor verlengingsgesprekken. Bel de beslisser direct en bevestig de verlengingsintentie. Als er openstaande issues of prijszorgen zijn, moet je dat nu weten in plaats van nadat het contract is vervallen. Elke dag uitstel vergroot de kans op een gat in de dienstverlening.
Deze drie contracten vertegenwoordigen samen $577.486 aan omzet en lopen allemaal af tussen 15 en 20 april. Blok deze week tijd in de agenda om verlengingsgesprekken te voeren met elke klant. Neem de contractvoorwaarden, recente supporthistorie en prijsopties mee. Als je wacht tot volgende week, zitten twee van deze drie in de 7-dagen kritieke zone.
Het feit dat 23 contracten binnen 30 dagen aflopen, suggereert dat er geen systematisch vroegtijdig waarschuwingsproces is. Bouw een automatisch alert in Autotask of Power BI dat contracten markeert op 60 dagen en opnieuw op 30 dagen voor de vervaldatum. Dit geeft je accountmanagers genoeg doorlooptijd om goede verlengingsgesprekken te voeren in plaats van in de laatste week te moeten haasten.
De 16 contracten in het Aandacht-niveau (15-30 dagen) hebben nog genoeg ruimte voor een goed gesprek. Behandel verlenging niet als een afvinkoefening, maar gebruik deze contactmomenten om servicegebruik te evalueren en upgrades voor te stellen. Een verlengingsgesprek is het beste moment om scope uit te breiden, omdat de klant al betrokken is bij een aankoopbeslissing.
Contractdata komt uit de BI_Autotask_Contracts-tabel in Proxuma Power BI. Het einddatumveld houdt bij wanneer elke overeenkomst afloopt. Omzetcijfers worden opgehaald uit BI_Autotask_Billing_Items die aan elk contract zijn gekoppeld. De AI bevraagt deze data via DAX door de MCP-serververbinding.
Kritiek betekent dat het contract binnen 7 dagen afloopt en onmiddellijke actie nodig heeft. Waarschuwing dekt 8 tot 14 dagen en moet deze week worden aangepakt. Aandacht dekt 15 tot 30 dagen en geeft genoeg tijd voor geplande verlengingsgesprekken. Deze niveaus worden berekend op basis van het verschil tussen de huidige datum en de contracteinddatum.
Nee. Omzet op het spel is de totale jaarlijkse facturatiewaarde van contracten die hun vervaldatum naderen zonder bevestigde verlenging. Veel hiervan zullen worden verlengd. De metriek belicht de financiele blootstelling als verlengingsgesprekken worden uitgesteld of gemist. Het is een planningstool, geen voorspelling van verliezen.
Ja. De DAX-queries kunnen worden uitgebreid met filters op BI_Autotask_Contracts[company_name] of BI_Autotask_Contracts[contract_category]. Vraag de AI om het rapport opnieuw te genereren voor een specifiek klantsegment of contracttype, en de queries worden automatisch aangepast.
Afhankelijk van je Autotask-configuratie kan het contract naar een inactieve status verhuizen. Facturatieregels die aan dat contract zijn gekoppeld, stoppen met het genereren van facturen. De klant kan diensten blijven ontvangen zonder facturatiemechanisme, wat zowel een omzetgat als een aansprakelijkheidsrisico creert. Daarom is proactieve verlengingstracking belangrijk.
Ja. Verbind Proxuma Power BI met je Autotask-account, voeg een AI-tool (Claude, ChatGPT of Copilot) toe via MCP, en stel dezelfde vraag. De AI schrijft de DAX-queries, voert ze uit op je echte contractdata en produceert een rapport zoals dit in minder dan vijftien minuten.
Minimaal maandelijks als onderdeel van je accountmanagementritme. Voor drukkere MSP's geeft een wekelijkse check betere dekking. De data is altijd live, dus je kunt het op elk moment opnieuw genereren voor een actuele momentopname van komende vervaldata.
Koppel Proxuma's Power BI integratie, gebruik een MCP-compatible AI om vragen te stellen en genereer op maat gemaakte rapporten - in minuten, niet in dagen.
Bekijk meer rapporten Aan de slag