Een uitsplitsing van gelogde uren per configuration item in je Autotask PSA-dataset. Dit rapport laat zien welke apparaten de meeste techniciantijd verbruiken, hoe uren zich verdelen over categorieën, en waar je kosten kunt besparen. Bron: PSA
Een uitsplitsing van gelogde uren per configuration item in je Autotask PSA-dataset. Dit rapport laat zien welke apparaten de meeste techniciantijd verbruiken, hoe uren zich verdelen over categorieën, en waar je kosten kunt besparen. Bron: PSA
De data dekt het volledige bereik van Autotask PSA-records die relevant zijn voor deze analyse, uitgesplitst naar de belangrijkste dimensies die je team nodig heeft voor dagelijkse beslissingen en klantrapportage.
Wie dit zou moeten gebruiken: NOC teams, asset managers, and service delivery leads
Hoe vaak: Wekelijks for fleet reviews, monthly for lifecycle planning, quarterly for budgeting
Een uitsplitsing van gelogde uren per configuration item in je Autotask PSA-dataset. Dit rapport laat zien welke apparaten de meeste techniciantijd verbruiken, hoe uren zich verdelen over categorieën, en waar je kosten kunt besparen. Bron: PSA
Topniveau-metrics voor de 10 configuration items met het hoogste uurverbruik in de dataset.
EVALUATE ROW("TotalHours", [Tickets - Hours Worked], "TotalDevices", COUNTROWS('BI_Datto_Rmm_Devices'), "HoursPerDevice", DIVIDE([Tickets - Hours Worked], COUNTROWS('BI_Datto_Rmm_Devices')), "Revenue", SUM('BI_Autotask_Charges'[billable_amount]), "CostPerDeviceHour", DIVIDE(SUM('BI_Autotask_Charges'[billable_amount]), COUNTROWS('BI_Datto_Rmm_Devices')))Top 10 configuration items gerangschikt op totaal gelogde uren. Balklengte is relatief ten opzichte van het apparaat met het hoogste verbruik (SRV-DC01 met 487u).
| Metric | Value |
|---|---|
| Revenue/Device | $963 |
| Hours/Device | 7.30 |
| Effective Rate | $131.96/hr |
| Total Devices | 6,953 |
EVALUATE ROW("TotalHours", [Tickets - Hours Worked], "TotalDevices", COUNTROWS('BI_Datto_Rmm_Devices'), "HoursPerDevice", DIVIDE([Tickets - Hours Worked], COUNTROWS('BI_Datto_Rmm_Devices')), "Revenue", SUM('BI_Autotask_Charges'[billable_amount]), "CostPerDeviceHour", DIVIDE(SUM('BI_Autotask_Charges'[billable_amount]), COUNTROWS('BI_Datto_Rmm_Devices')))De uren-per-ticket-ratio laat zien welke apparaattypen onevenredig veel techniciantijd verbruiken.
De uren-per-ticket-ratio vertelt een ander verhaal dan alleen de totaaluren. Servers hebben gemiddeld 3,3 uur per ticket nodig, wat te verwachten is gezien de complexiteit van domain controller-onderhoud, Exchange-troubleshooting en SQL-performance-tuning. Dit zijn intensieve, specialistische interventies.
Netwerkinfrastructuur (firewalls, switches) zit op 3,5 uur per ticket. Dat is iets hoger dan servers, en het is de moeite waard om te onderzoeken. Firewall-wijzigingen en switch-herconfiguraties zouden procedureel moeten zijn. Als je team 3,5 uur per ticket besteedt aan netwerkapparatuur, controleer dan of de documentatie actueel is en of junior engineers vastlopen op taken waarvoor runbooks beschikbaar zouden moeten zijn.
Workstations en printers vertellen het tegenovergestelde verhaal. LAPTOP-POOL genereert de meeste tickets (312) maar slechts 0,63 uur per ticket. PRINTER-MFP-01 heeft 189 tickets met 0,71 uur per stuk. Dit zijn high-volume, low-effort taken. De echte vraag is of die 501 tickets verminderd kunnen worden door betere selfservice of een proactief vervangingsbeleid.
Bij een gemiddeld blended tarief van EUR 125/uur vertegenwoordigen de top 10 apparaten ongeveer EUR 314.750 aan technicianskosten. SRV-DC01 alleen al is goed voor EUR 60.875. Als die server richting end-of-life gaat, schrijft de business case voor vervanging zichzelf.
Vier servers (SRV-DC01, SRV-EXCH01, SRV-FILE01, SRV-SQL01) zijn samen goed voor 1.342 uur, ofwel 53% van alle bijgehouden tijd in de top 10. De domain controller en Exchange-server alleen al vertegenwoordigen 910 uur. Als dit on-premises servers zijn, is dit een sterk signaal om cloudmigratie of hardware-refresh te evalueren.
PRINTER-MFP-01 genereerde 189 tickets maar slechts 134 uur. Elk ticket is snel opgelost, maar het enorme volume zorgt voor constant context-switchen bij technici. Overweeg een managed print service of geplande vervanging voor apparaten met meer dan 100 tickets per jaar. De tijdsbesparing door het elimineren van de onderbrekingen zal de kosten per ticket overtreffen.
In de volledige dataset heeft het merendeel van de 67.521 tickets geen configuration item gekoppeld. Dat betekent dat de data hierboven slechts een fractie van het werkelijke apparaatgerelateerde werk vertegenwoordigt. Zonder goede CI-koppeling kun je niet identificeren welke assets je het meeste kosten. Het verplicht stellen van configuration item-selectie bij het aanmaken van tickets is de grootste verbetering die je kunt doorvoeren in je datakwaliteit.
Concrete stappen om apparaatgerelateerde uren te verminderen en datakwaliteit te verbeteren.
Stel het configuration item-veld in als verplicht in Autotask voor alle tickettypes. Zonder dit zal je uren-per-apparaat-rapportage altijd onvolledig blijven. Voer maandelijks een audit uit op tickets zonder gekoppeld CI en stuur ze terug naar de toegewezen technicus voor correctie. Doel: 95% CI-koppeling binnen 90 dagen.
SRV-DC01 (487u), SRV-EXCH01 (423u) en FW-MAIN-01 (312u) verbruiken samen 1.222 uur. Controleer de leeftijd en garantiestatus van elk apparaat. Als er een voorbij de garantie is of ouder dan 5 jaar, bouw dan een vervangingsvoorstel met de kosten-per-uur-data uit dit rapport. Exchange alleen al is een sterke kandidaat voor Microsoft 365-migratie.
FW-MAIN-01 en SW-CORE-01 hebben gemiddeld 3,5+ uur per ticket nodig. Bekijk de laatste 20 tickets per apparaat en identificeer terugkerende patronen. Bouw stapsgewijze runbooks voor de top 5 terugkerende issue-types. Dit kan het gemiddelde terugbrengen naar 2 uur per ticket en maakt het werk toegankelijk voor L1-technici.
EVALUATE
SUMMARIZECOLUMNS(
'BI_Autotask_Configuration_Items'[configuration_item_category_name],
"ItemCount", COUNTROWS('BI_Autotask_Configuration_Items')
)De DAX-query in sectie 1.0 haalt de top 10 configuration items op, gerangschikt op totaal gewerkte uren. De query koppelt de tickets-tabel met time entries via ticket_id, filtert lege configuration item-namen eruit en rangschikt op aflopende uren. In deze demodataset heeft het top-apparaat (SRV-DC01) 487 uur over 142 tickets. Je eigen resultaten zullen variëren op basis van hoe consistent je team configuration items koppelt aan tickets.
Autotask vereist standaard geen configuration item op elk ticket. Veel MSP's laten het veld optioneel, waardoor technici het overslaan als ze haast hebben. Het resultaat is dat een groot percentage tickets geen gekoppeld apparaat heeft. Om dit te verhelpen: maak het configuration item-veld verplicht in je Autotask workflow rules en voer een backfill-project uit op recente tickets. Zelfs het koppelen van de laatste 90 dagen aan tickets zal je rapportage flink verbeteren.
Ja. Vermenigvuldig de uren voor een apparaat met je blended uurtarief om de jaarlijkse supportkosten te berekenen. Vergelijk dat met de kosten van vervanging of migratie. SRV-DC01 met 487 uur en EUR 125/uur vertegenwoordigt bijvoorbeeld EUR 60.875 aan supportkosten. Als een nieuwe server of cloudmigratie minder kost over 3 jaar, is de ROI helder. Neem deze cijfers mee in je quarterly business review met de klant.
Koppel Proxuma's Power BI integratie, gebruik een MCP-compatible AI om vragen te stellen en genereer op maat gemaakte rapporten - in minuten, niet in dagen.
Bekijk meer rapporten Aan de slag